Kövesse az SAP Business One blogot, hogy hetente felhasználói tanácsokat kapjon a rendszer használatával kapcsolatban, vagy kérdezze szakértőinket!

pénzügy, szoftver

Elektronikus számlázás azaz BX eDOC+

Manapság egyre több cég igénylistájában jelenik meg a papírmentes iroda. Ennek egy része többek között az elektronikus dokumentumkezelés (amelyről majd valamikor később beszélek) és az elektronikus számlázás (e blogbejegyzésem témája).

Újabban egyre többen megteszik, hogy a számítógépen létrehozott számlát pdf formátumban lementik és azt tovább küldik partnerüknek. De ez ma, Magyarországon még nem megengedett. Ugyan kiállítási oldalon nem tud nagy problémát okozni, de a befogadó oldalán annál inkább, amikor az APEH nem fogadja el a számlát egy ellenőrzés során. Amennyiben elektronikus számlát szeretnénk kiállítani abban az esetben két megoldás áll rendelkezésünkre. Az EDI és a PKI. Ez utóbbi szolgáltatást nyújtja SAP Business One rendszerhez a BX eDOC+ AddOn.

Az EDI (Electronic Data Interface) nem más, mint két cég magállapodása, hogy a számlákat egy zárt rendszerben elektronikusan küldik át egymás között, azaz azokat nem nyomtatják, hanem például egy anyavállalati SAP rendszerből elektronikus zárt rendszeren keresztül átküldik egy leányvállalati SAP rendszerbe. Az elektronikus úton kiállított számla annak hitelessége ellenőrizhetősége érdekében eredeti formájában őrzendő meg. AZ EDI alapú elektronikus számla az azt kibocsátó rendszerben általános követelményeknek megfelelően kell megőrizni.

A PKI (Public Key Infrastructure) alapú elektronikus számla esetén a kibocsátó köteles az által kibocsátott PKI számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátni. A PKI számla kiállításához a szerződés létrejöhet ráutaló magatartás révén – így akár egyéb hitelesítés nélkül, webform kitöltésével, vagy ÁSZF-re hivatkozással – is lehetséges szerződést kötni ahhoz, hogy valamely vevő részére elektronikus számla kerüljön kibocsátásra.

A PKI alapú elektronikus számla megőrzésének az archiválási szabályokban meghatározott részletes követelményeknek megfelelően kell megtörténnie, amely szerint a megőrzési kötelezettséget a kötelezett (a számla kibocsátója, illetve adóalanyiságtól függően egyes számlabefogadók) akár saját maga, akár archiválási szolgáltató igénybevételével teljesítheti. Amennyiben a kötelezett maga végzi a megőrzést, úgy az archiválási szabályokban meghatározott követelményeknek megfelelő eljárási és/vagy informatikai feltételek biztosítása a kötelezett feladata.

A BX eDoc+, az SAP Business One rendszerhez teljes körűen illesztett BX bővítmény, amelyet a VariaTech Consulting Kft. és a NetLock Informatikai és Hálózatbiztonsági Szolgáltató Kft. közösen fejlesztett ki. Lehetőséget biztosít felhasználóinak, hogy mind nem minősített (fokozott biztonságú, joghatása: írásbeliség), mind minősített elektronikus aláírással (ami teljes bizonyítóerejű magánokirattal egyenértékű joghatással bír) és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg.

És mi az ami mindig felmerül az emberben? Nézzük a leggyakoribb kérdéseket:

Mi van egy adóellenőrzéskor?

Adóhatósági ellenőrzési eljárásban a megőrzésre kötelezettől a rendszer dokumentációjának bemutatását, illetve az adóhatóság által közzétett formátumú másolat rendelkezésre bocsátását kérheti, illetve a számlázási folyamatot figyelemmel kísérheti számla kibocsátása közben.

A törvényi előírások szerint 5-10 évig kell megőrizni minden számviteli bizonylatot. Az elektronikusan előállított, majd időbélyeggel ellátott számla a joghatásnak megfelelő módon tárolódik az SBO rendszerben, amelyről automatikusan különböző szintű mentés készül. Szemben a papíralapú megőrzéssel a számla bizonylata nem tűnhet és nem amortizálódhat el.

A digitálisan aláírt PDF file és annak másolata hiteles példánynak számít?

Igen.

Kinyomtathatom az elektronikus számlát?

Igen, de az magában nem számít hiteles példánynak, annak elektronikus formátumát elkérhetik egy ellenőrzéskor.

Mi van ha nem áll rendelkezésemre az elektronikus példány?

Amennyiben én vagyok a kiállító ilyen nem történhet meg, hiszen a törvény előírja az adat tárolási kötelezettséget
Amennyiben én csak befogadtam egy elektronikus számlát nincsen semmi baj, ha nem áll rendelkezésemre elektronikus formában az, hiszen a kibocsátó köteles azt tárolni és azt számomra elérhetővé tenni kérésemre.



pénzügy

Intrastat

SAP Business One. A nemzetközi integrált rendszer minden előnyével, így például az Intrastat jelentéssel. Már jó ideje az EU-ban élünk és a Magyar cégek egy bizonyos százaléka az EU-n belül kereskedik. Ebből kifolyólag kötelesek Intrastat jelentést leadni. De gyakran megkapjuk a kérdést, hogy mi is az az intrastat.

Nézzük először ki köteles jelentést leadni, azaz ki lesz adatszolgáltató és mit kell leadnia:

Az Intrastat adatszolgáltatói azok a magyarországi vállalatok/vállalkozások, amelyek EU-tagállam(ok)ból terméket hoznak be (beérkezések), vagy oda terméket visznek ki (kiszállítások).

A fentiek közül csak azoknak a gazdasági szervezeteknek kell adatot szolgáltatniuk, amelyek 12 havi EU beérkezése vagy EU kiszállítása meghaladja az adatszolgáltatási küszöbértéket, amelyet a KSH minden naptári évre előre kiszámít és közzétesz. A 2010-ben érvényes adatszolgáltatási küszöbérték a beérkezésekre és a kiszállításokra egyaránt 100 millió Ft volt.

A rendszer részére havonta, részletes adatokat kell szolgáltatni a tárgy hót követő 15. napig.

Az adatszolgáltatásnak az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

  • termék megnevezése,
  • a termék 8 számjegyű kódja (CN8), VTSZ
  • ügylet típusa,
  • szállítási feltétel (fuvarparitás),
  • fuvarozási mód (mi az a szállítóeszköz, amivel a termék elhagyja az országot),
  • nettó tömeg (egész kilogrammra felkerekítve),
  • mennyiség kiegészítő mértékegységben (azon termékek esetében, melyekre nem jellemző a kilogramm),
  • partner ország,
  • számlázott összeg (Ft)
    • ÁFA és adók nélkül,
    • fuvar és biztosítási díjjal együtt,
    • számla hiányában becsült összeg
  • statisztikai érték (Ft)

Láthatjuk, hogy elég jelentős adatmennyiséget igényel tőlünk az EU. Ahhoz, hogy ezen adatok összegyűjtése ne egy pénzügyesünk, adminisztrátorunk dolga legyen minden hónapban sok-sok munkaóra alatt, ami alatt rengeteg egyéb hasznos dolgot tudna csinálni (pl.: pénzt termelni a cégnek), az SAP Business Onenal lehetőségünk nyílik ezt az információt gombnyomásra szolgáltatni.

De nem győzzük hangsúlyozni, hogy ahhoz, hogy ezt az adat halmazt szolgáltatni tudjuk, be kell kapcsolni egy ingyenes Add-ont a rendszerünkben és az alap adatokat ki kell tölteni a partnertörzsben és a cikktörzsben pontosan, mivel a Business Oneban az intrastat, ezeknek az adatoknak a meglétét figyelembe véve tudja csak kitölteni az alapbevallást, amelyet később csv illetve xls tipúsú fájlba átemelve készül el a küldhető formátum.



pénzügy

Miért érdemes banki terminál kapcsolatot alkalmazni az SBO-ban?

2010. október 25.

Hamar Tímea

3 hozzászólás

, ,

Mert naprakész, gyors és átlátható pénzügyi nyilvántartást biztosít a rendszer használata a vezetők részére!

A cég elektronikus banki rendszeréből kinyerhető fájlok gyors és biztonságos beolvasását követően, precízen és pontosan kiegyenlíthetőek azok a tételek, amelyek a bankkivonaton, mint tranzakciók megjelennek. Az banki terminál kapcsolat (interface) használata költséghatékony módszer a cégek részére, ugyanis a kivonatok sorainak egyenkénti rögzítése sokkal több időt vesz igénybe mint amikor egy mozdulattal beemeljük az akár közel 100 tételsorból is álló kivonatot, amelyben aztán pillanatokon belül csak jelölni kell a beazonosított kiegyenlítéseket, melyeket az SAP Business One egy gombnyomásra lekönyvel.

Az banki terminál kapcsolat segítségével összeállítható utalandó csomagok használata, mint segítség már nem is kérdés, hogy nem az elektronikus bankba visszük be akár órák alatt adott esetben az utalandó tételeket, hanem az SAP Business One-ban kijelölés után, átemeljük a bankba és csak utalni kell. Munkaórákat tudunk megtakarítani, amelyet a könyvelők, pénzügyesek esetleg értékes kimutatásokra tudnak fordítani.



rendszer üzemeltetés

A szerverre szemetelni nem érdemes

2010. október 18.

Király Márton

0 hozzászólás

, ,

Ha jót akarunk magunknak, az SAP Business One szerverünkből nem csinálunk “szemetesládát”.

Új SAP Business One rendszer bevezetésekor nem érdemes spórolni azon, hogy az SAP Business One-t futtató szervernek más komolyabb feladatokat is kiadunk. Vegyünk egy szervert és azt csak erre használjuk! Ugyanis amennyiben cégünk méretéből és a tranzakciók számából adódóan óriásira hízik az adatbázisunk, akkor bizony a legcombosabb hardvernek is komoly erőfeszítésébe telik kiszolgálni a felhasználókat. Lássuk be, hogy nem tanácsos ilyen körülmények között még fájlszervert, levelezőszervert és webszervert telepíteni rá, mert nem fogja bírni. De ha bírja is, könnyen elfogyhat a tárhely. Akkor pedig egy idő után nem lesz hova lementeni a napi rendszerességgel készülő biztonsági mentéseinket. Azokra pedig szükség van, méghozzá nem is kicsit.

Nem mellékes tény az sem, hogy ha valamilyen a rendszert komolyabban érintő változtatást végeznek a tanácsadók, akkor kérni fognak előtte egy tejes tükrözést az SAP Business One-t tartalmazó merevlemezről. Ez a tükrözés elkészülhet pár óra alatt, de ha mindenki itt tárolja az internetről letöltött zenéit, filmjeit és mindenféle alkalmazástelepítőt, akkor sokkal több ideig fog malmozni a tükrözést végrehajtó rendszergazda, a tanácsadó és ebből kifolyólag a cég és annak informatikai rendszert használni kívánó összes alkalmazott.



crystal reports

SAP Business One 8.8 és a Crystal Reports

2010 második negyedévében vált elérhetővé az SAP Business One legújabb kiadása, mely nem csak a verziószámozás terén változott, hanem működés és funkcionalitás szempontjából is számos újdonságot tartalmaz.

A 8.8-as verzió szakít az eddigi hagyományokkal, immáron magában foglalja az összes lokalizációt, tehát nem lehet probléma az A és B jelű rendszerek közötti különbségekből. Mikor vehetjük ennek hasznát? Például olyan esetben, amikor egy kínai cég magyar leányvállalatánál dolgozó kínai vezetőnek Ázsiára szabott verzióra lenne szüksége, mindenki más pedig a magyart használná.

Talán kevésbé hasznos, de felhasználói szempontból mégis a legszembetűnőbb a grafikus felület átdolgozása, ami új ikonokat is magában foglal. Természetesen a felhasználónak megmarad a régi kezelőfelület is, amennyiben ragaszkodik a jól megszokott látványhoz. Nagyon sok mindenben javult a rendszer.

Tovább olvasom…



rendszerkiválasztás

Melyiket is? – Azaz a rendszerkiválasztás

2010. október 4.

Király Márton

1 hozzászólás

, ,

Akkor kezdjünk bele!

Első vagy még inkább nulladik lépés: kellene egy rendszer. Eddig világos, de mi alapján válasszunk?

Mint cégvezetők nem ismerjük a rendszereket, nem tudjuk, hogy amikor veszünk valamit, mit is veszünk, ellenben örülünk, ha egy rendszert kifizetünk, nem szeretnénk még rendszer-kiválasztási tanácsadásra is költeni, pedig azzal általában többet lehet hosszútávon spórolni, mint, ami annak a költsége. Ma Magyarországon több mint negyven különböző vállalatirányítási (angol rövidítéssel: ERP) rendszert kínálnak az informatikai cégek.

1.    Tudjuk, hogy mit szeretnénk! – Rendszert nem azért veszünk, mert az milyen trendi. Rendszert azért veszünk, mert valamilyen problémára, feladatra megoldást keresünk. Egy jó rendszer olyan, mint egy jó gyártó sor. Akkor érte meg, ha felgyorsítja, hatékonyabbá teszi a termelést, kereskedelmet, növeli a folyamatok átláthatóságát.

Tovább olvasom…



12»