Manapság egyre több cég igénylistájában jelenik meg a papírmentes iroda. Ennek egy része többek között az elektronikus dokumentumkezelés (amelyről majd valamikor később beszélek) és az elektronikus számlázás (e blogbejegyzésem témája).
Újabban egyre többen megteszik, hogy a számítógépen létrehozott számlát pdf formátumban lementik és azt tovább küldik partnerüknek. De ez ma, Magyarországon még nem megengedett. Ugyan kiállítási oldalon nem tud nagy problémát okozni, de a befogadó oldalán annál inkább, amikor az APEH nem fogadja el a számlát egy ellenőrzés során. Amennyiben elektronikus számlát szeretnénk kiállítani abban az esetben két megoldás áll rendelkezésünkre. Az EDI és a PKI. Ez utóbbi szolgáltatást nyújtja SAP Business One rendszerhez a BX eDOC+ AddOn.
Az EDI (Electronic Data Interface) nem más, mint két cég magállapodása, hogy a számlákat egy zárt rendszerben elektronikusan küldik át egymás között, azaz azokat nem nyomtatják, hanem például egy anyavállalati SAP rendszerből elektronikus zárt rendszeren keresztül átküldik egy leányvállalati SAP rendszerbe. Az elektronikus úton kiállított számla annak hitelessége ellenőrizhetősége érdekében eredeti formájában őrzendő meg. AZ EDI alapú elektronikus számla az azt kibocsátó rendszerben általános követelményeknek megfelelően kell megőrizni.
A PKI (Public Key Infrastructure) alapú elektronikus számla esetén a kibocsátó köteles az által kibocsátott PKI számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátni. A PKI számla kiállításához a szerződés létrejöhet ráutaló magatartás révén – így akár egyéb hitelesítés nélkül, webform kitöltésével, vagy ÁSZF-re hivatkozással – is lehetséges szerződést kötni ahhoz, hogy valamely vevő részére elektronikus számla kerüljön kibocsátásra.
A PKI alapú elektronikus számla megőrzésének az archiválási szabályokban meghatározott részletes követelményeknek megfelelően kell megtörténnie, amely szerint a megőrzési kötelezettséget a kötelezett (a számla kibocsátója, illetve adóalanyiságtól függően egyes számlabefogadók) akár saját maga, akár archiválási szolgáltató igénybevételével teljesítheti. Amennyiben a kötelezett maga végzi a megőrzést, úgy az archiválási szabályokban meghatározott követelményeknek megfelelő eljárási és/vagy informatikai feltételek biztosítása a kötelezett feladata.
A BX eDoc+, az SAP Business One rendszerhez teljes körűen illesztett BX bővítmény, amelyet a VariaTech Consulting Kft. és a NetLock Informatikai és Hálózatbiztonsági Szolgáltató Kft. közösen fejlesztett ki. Lehetőséget biztosít felhasználóinak, hogy mind nem minősített (fokozott biztonságú, joghatása: írásbeliség), mind minősített elektronikus aláírással (ami teljes bizonyítóerejű magánokirattal egyenértékű joghatással bír) és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg.
És mi az ami mindig felmerül az emberben? Nézzük a leggyakoribb kérdéseket:
Mi van egy adóellenőrzéskor?
Adóhatósági ellenőrzési eljárásban a megőrzésre kötelezettől a rendszer dokumentációjának bemutatását, illetve az adóhatóság által közzétett formátumú másolat rendelkezésre bocsátását kérheti, illetve a számlázási folyamatot figyelemmel kísérheti számla kibocsátása közben.
A törvényi előírások szerint 5-10 évig kell megőrizni minden számviteli bizonylatot. Az elektronikusan előállított, majd időbélyeggel ellátott számla a joghatásnak megfelelő módon tárolódik az SBO rendszerben, amelyről automatikusan különböző szintű mentés készül. Szemben a papíralapú megőrzéssel a számla bizonylata nem tűnhet és nem amortizálódhat el.
A digitálisan aláírt PDF file és annak másolata hiteles példánynak számít?
Igen.
Kinyomtathatom az elektronikus számlát?
Igen, de az magában nem számít hiteles példánynak, annak elektronikus formátumát elkérhetik egy ellenőrzéskor.
Mi van ha nem áll rendelkezésemre az elektronikus példány?
Amennyiben én vagyok a kiállító ilyen nem történhet meg, hiszen a törvény előírja az adat tárolási kötelezettséget
Amennyiben én csak befogadtam egy elektronikus számlát nincsen semmi baj, ha nem áll rendelkezésemre elektronikus formában az, hiszen a kibocsátó köteles azt tárolni és azt számomra elérhetővé tenni kérésemre.